اهمیت وجود نرم‌افزار حسابداری
حسابداری در جهان نزدیک به 6000 سال قدمت دارد و تاریخ اولین مدارک کشف شده درباره‌ی حسابداری به 3600 سال قبل از میلاد بر‌میگردد. به عبارت دیگر حسابداری با تمدن بشری همزاد است. اطلاع از مخارج، درآمدها و همچنین افزایش سودآوری، دلیل اصلی ایجاد سیستم‌های حسابداری اولیه بودند. رشد صنعت و تجارت، ایجاد موسسات بزرگ و بانکداری مدرن موجب شده که حسابداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار شود.
خصوصیات اصلی حسـابداري در دنیـاي تجـارت امـروز، تعامـل حسـابداران حرفـه اي بـا سیسـتم هـاي اطلاعاتی رایانه اي است. استفاده از نرم‌افزار های حسابداری این امکان را فراهم کرده تا با دقت و سرعت بیشتر بتوان دارایی ها، بدهی ها، هزینه ها و درآمد ها را مدیریت کرد. نرم‌افزار های حسابداری از یک طرف داده‌های خام اطلاعاتی را دریافت می‌کنند تا روی آنها پردازش‌های مورد نیاز را انجام دهند و از طرف دیگر خروجی‌های مورد نیاز سازمان و مدیران را در قالب گزارش‌های مالی مختلف ارائه میدهند. ما در این مقاله می‌کوشیم تا اهمیت وجود نرم افزار حسابداری را به طور کامل و جامع بیان کنیم.
مزایای استفاده از نرم‌افزار حسابداری
در حال حاضر استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری بیشتر از آنکه یک انتخاب باشد، یک ضرورت است. انجام عملیات‌های حسابداری به روش سنتی مانند محاسبات دستی و یا استفاده از کاغذ و اکسل، دشوار، پر هزینه و زمان بر بوده و درصد خطا نیز در آنها بیشتر است. نرم افزار این کار‌ها را برای ما ساده کرده و موجب شده تا عملیات‌های مالی آسان تر، سریع تر، دقیق و بی ابهام صورت گیرد.
از مهم‌ترین کاربرد‌ها و مزایای نرم‌افزار حسابداری برای کسب و کار‌ها و موسسات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
ثبت و پردازش اطلاعات مالی
ثبت اطلاعات در گذشته به صورت دستی در کاغذ انجام می‌شده. اینکار موجب صرف وقت زیاد، بایگانی حجم انبوهی از اسناد کاغذی، دسترسی سخت به اطلاعات، ایجاد خطای کاربر و امنیت کم اسناد بوده است. امروزه نرم‌افزار های حسابداری یاری‌رسان ما در این امر بوده و فرایند ثبت، نگهداری، پردازش و استخراج اطلاعات مالی را برای ما آسان کردند.
ارائه‌ی گزارشات دقیق حسابداری و مالی
یکی از وظایف اصلی حسابداری تهیه‌ی صورت های مالی و ارائه‌ی گزارشات دقیق به مدیران و صاحبان مجموعه است. این امر در گذشته بسیار وقت‌گیر و البته با خطا همراه بوده است. اما نرم‌افزار ها اینکار را برای ما ساده کردند. شما می‌توانید در لحظه یک گزارش کامل و دقیق از تمام اطلاعات مالی خود داشته باشید.
محاسبه‌ی آسان انواع مالیات
یک نرم‌افزار حرفه ای با امکاناتی که در اختیار شما قرار میدهد به شما کمک میکند تا به راحتی با محاسبه ی اتوماتیک و سریع هزینه و درآمد، بارگذاری اطلاعات بر روی سامانه هوشمند مؤدیان مالیاتی را انجام دهید.
صرفه جویی در زمان
استفاده از یک نرم‌افزار مالی مناسب نقش بسزایی در سرعت بخشیدن به ثبت و پردازش گزارشات مالی دارد. با اینکار دیگر نیازی به صرف ساعت‌ها زمان برای انجام محاسبات حسابداری نیست و می‌توان آن را صرف پرداختن به امور مهم‌تر کرد.
حذف عملیات‌های مالی غیر‌ضروری
نرم افزار های حسابداری این امکان را به شما میدهند که تنها با یکبار وارد کردن اطلاعات مشتریان خود، تاریخچه‌ی تمام معاملات و تراکنش ها به صورت خودکار ثبت شود و در مراجعات آتی دسترسی به این اطلاعات بسیار راحت و سریع صورت می‌گیرد.
نظارت و مدیریت بر مبالغ در حال گردش
نظارت بر نقدینگی در حال گردش، بخش مهمی از مدیریت یک کسب و کار می‌باشد. استفاده از نرم‌افزار های حسابداری موجب می‌شود تا تمامی معاملات، صورت حساب ها، سررسید ها و پرداخت های نقدی به صورت کامل تحت کنترل قرار بگیرند.
اجرای دقیق و بدون خطای محاسبات ریاضی
از مهم ترین مزایای استفاده از نرم‌افزار های حسابداری می‌توان به کاهش خطای کاربر در انجام محاسبات و پردازش اطلاعات اشاره کرد. زیرا جابجایی کوچک ترین اعداد و ارقام در سیستم حسابداری یک مجموعه و سازمان می‌تواند ضرر بزرگی برای آن به عمل آورد. به همین دلیل استفاده از نرم‌افزار های حسابداری بهترین راه حل برای کاهش خطای محاسبات کاربر است.
افزایش امنیت اسناد مالی
ثبت اطلاعات به روش سنتی و روی کاغذ با ریسک بالایی همراه بود. زیرا هر لحظه امکان آن وجود داشت که با یک اتفاق غیر منتظره مثل آتش‌سوزی و یا سهل انگاری فردی تمام اطلاعات مالی از بین برود. امروزه ثبت اطلاعات در نرم‌افزار ها این ریسک را تا حد زیادی پایین آوردند.
مضاف بر آن، یک نرم‌افزار مالی مناسب به شما این امکان را میدهد که دسترسی های برخی کاربران را به اطلاعات مهم مجموعه محدود کنید.
همچنین با استفاده از فضای ابری و تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان از اطلاعات، حتی در صورتی که سیستم دچار آسیب شود، اطلاعات شما همچنان حفظ می‌شود.
سازماندهی و طبقه بندی اطلاعات مالی
زمانی که ثبت اطلاعات به صورت دستی و روی کاغذ انجام می‌شد، معمولا حجم زیادی از اسناد کاغذی وجود داشت که به هنگام نیاز، تشخیص سندی خاص بین آن ها بسیار سخت و زمان‌بر بود. یکی از مهم ترین مزیت های نرم‌افزار حسابداری طبقه بندی اطلاعات و دسترسی آسان و سریع در هر زمان به اسناد مالی است.
مدیریت و کاهش هزینه های کسب و کار
شمابه عنوان صاحب یک کسب و کار و یا مدیر یک مجموعه باید بتوانید حساب های خود را به گونه‌ای مدیریت کنید که با صرف کمترین هزینه، بیشترین درآمد و سودآوری را داشته باشید. به منظور اینکار شما نیاز دارید تا برای مدیریت مخارج، بدهی ها، درآمد و میزان سود خود از یک نرم‌افزار حسابداری حرفه ای کمک بگیرید.
یک نرم‌افزار حرفه ای در حوزه‌ی مالی و حسابداری، این شرایط را برای شما مهیا میکند که در یک محیط کاربری آسان، اطلاعات مالی خود را ثبت و پردازش کرده و در لحظه و با صرف کمترین زمان، از طریق گزارشات مالی دقیق، هزینه و درآمد خود را بررسی کنید.
این نکته نیز حائز اهمیت است که یک نرم‌افزار حسابداری برای بازدهی خوب و بهینه احتیاج به پشتیبانی یک تیم حرفه ای و استفاده از نیرو های ماهر دارد تا در زمان لازم بتوانند بهترین خدمات و راهکار ها را به شما ارائه دهند.
